Organize o dia por organizações, não apenas endereços
Para cada organização, informe endereço completo, região, anfitrião local e orientações de visitantes. Diferencie a chegada da delegação à recepção do início da reunião, incluindo o cadastro organizado pelo anfitrião.
Separe apresentações de investidores com horário fixo de compromissos flexíveis. Revise a ordem antes de confirmar com todos: cruzamentos repetidos entre regiões podem consumir pausas para almoço ou preparação. Proponha uma sequência sem presumir que todas as reuniões cabem uma após a outra.
Mantenha atualizações num canal
Nomeie um coordenador do roadshow para combinar alterações com as organizações anfitriãs. Contatos locais explicam seus prédios; o coordenador mantém a rota completa e aprova qual reunião ou parada muda quando os horários se alteram.
Envie apenas o necessário ao transporte: contato, local e horário. Conteúdo sensível de reuniões e documentos confidenciais não são necessários para explicar onde o carro deve estar.
Planeje ocupação variável e último trecho
Informe colegas que entram em reuniões específicas e quem leva malas do aeroporto ou hotel. O carro solicitado deve atender ao trecho mais ocupado, incluindo materiais de apresentação.
Inclua expressamente a última viagem para aeroporto, jantar ou hotel. A proposta deve diferenciar período contratado e tempo extra. Um roadshow não estabelece espera ilimitada, segurança ou condições de faturamento corporativo.
