Organice el día por entidades, no sólo por direcciones
Para cada organización, indique dirección completa, distrito, anfitrión local e instrucciones de visitantes. Distinga la llegada de la delegación a recepción del inicio de la reunión, incluyendo el registro organizado por el anfitrión.
Separe presentaciones de inversores con hora fija de citas que pueden moverse. Revise el orden antes de confirmarlo con todos: cruzar repetidamente entre distritos puede consumir pausas para comida o preparación. Proponga una secuencia sin asumir que todas las reuniones caben consecutivamente.
Mantenga las novedades en un canal
Designe un coordinador del roadshow que acuerde cambios con las organizaciones anfitrionas. Los contactos locales explican su edificio; el coordinador mantiene la ruta completa y aprueba qué reunión o parada cambia cuando se modifica el horario.
Envíe sólo lo necesario para el transporte: contacto, lugar y horario. Contenido sensible de reuniones o documentos confidenciales no son necesarios para indicar dónde debe estar el coche.
Planifique ocupación variable y último tramo
Indique colegas que se incorporan en ciertas reuniones y quién lleva maletas del aeropuerto u hotel. El vehículo solicitado debe considerar el tramo de mayor ocupación y materiales de presentación.
Incluya expresamente el traslado final a aeropuerto, cena u hotel. La propuesta escrita debe distinguir período reservado y tiempo adicional. Un roadshow no establece por sí solo espera ilimitada, seguridad o condiciones de facturación corporativa.
