Планируйте по компаниям, а не только по адресам
Для каждой организации укажите полный адрес, район, принимающее лицо и инструкции для посетителей. Отделите время прибытия делегации к стойке регистрации от начала переговоров, включая оформление доступа принимающей стороной.
Разделите фиксированные презентации для инвесторов и встречи, которые можно перенести. Проверьте порядок до согласования со всеми сторонами: повторные переезды между районами могут занять паузы для обеда и подготовки. Предложите последовательность, не предполагая, что встречи допустимо поставить вплотную.
Передавайте изменения по единому каналу
Назначьте одного координатора роуд-шоу, который согласовывает изменения с разными компаниями. Контакты на местах объясняют доступ в свои здания; общий координатор ведёт весь маршрут и решает, какую встречу или остановку изменить при сдвиге времени.
Для перевозки достаточно контакта пассажира, адреса и времени. Содержание переговоров и конфиденциальные документы не нужны для объяснения места встречи с машиной.
Учтите смену пассажиров и последний этап
Сообщите, кто присоединяется к отдельным встречам и у кого будет багаж из аэропорта или отеля. Выбирайте желаемый автомобиль под самый загруженный участок, включая материалы для презентаций.
Отдельно добавьте финальную поездку в аэропорт, ресторан или отель. В предложении должны быть определены период обслуживания и условия продления. Роуд-шоу не означает безлимитное ожидание, охрану или автоматически установленный корпоративный порядок оплаты.
